Když méně je více – pokročilá digitální transformace pro Netpromotion

Netpromotion je zkušeným matadorem v oblasti vývoje webových stránek a i díky dobrému využití digitalizace a automatizace jsou lídry na svém trhu. Obrátili se na nás ale s tím, jestli bychom jim dokázali vyřešit problémy s jejich současným digitálními nástroji a automatizacemi, které spravoval předchozí dodavatel. Stávající řešení totiž nebylo připraveno na jejich růst a nebylo nastaveno efektivně. Zákazník měl přes 150 automatizačních scénářů a nikdo pořádně nevěděl, jak fungují a co se stane, když se upraví. To vedlo k tomu, že požadavky stály čím dál více peněz a reakční doba byla pomalá. Naším úkolem bylo zjednodušit jejich automatizace, zavést nové nástroje a optimalizovat procesy pro lepší úroveň digitalizace a spokojenosti zaměstnanců.

‍

Jak efektivně spravovat velké množství automatizací?

Architektura stávajícího řešení nebyla připravená na růst firmy a Netpromotion hledali partnera pro komplexní řešení digitální transformace, kterou už dosavadní dodavatel nebyl schopen naplnit. To se projevovalo ve zpoždění při plnění úkolů a časté vracení úkolů, které byly dodavatelem označeny jako dokončené. To vedlo ke špatné použitelnosti jejich aplikací, k pádům a složité správě automatizací a nakonec i k nedůvěře v digitální nástroje, což mělo vliv na celkovou produktivitu firmy.

S tím, jak roste firma, je potřeba průběžně aktualizovat i procesy, nástroje i automatizace. Tyto tři větve se totiž můžou navzájem brzdit a vést k tomu, že se růst firmy zastaví. K tomu, aby se ale aktualizovaly efektivně, je potřeba jednou za čas zkontrolovat jejich funkčnost a navrhnout jejich vylepšení. Ale pokud v jejich nastavení není pořádek, tak to jde samozřejmě těžko. Proto je v nastavení nástrojů důležitá dokumentace procesů a u automatizací zase dokumentace kódů a funkčnosti. Na to se ale bohužel i automatizací zapomíná a potom nastane přesně tato situace, že se v automatizacích nikdo nevyzná a nikdo pořádně neví, co se stane, když se nějaká upraví nebo dokonce vypne.

‍

Osvědčená metoda digitalizace a automatizace

Celý projekt jsme odstartovali tím, že jsme provedli důkladnou analýzu a dokumentaci současných procesů zákazníka, zmapovali jsme jejich stávající stav a definovali, jak by měly procesy probíhat v ideálním stavu.

Na základě současného stavu a požadavků jsme zákazníkovi doporučili a nastavili nový nástroj SmartSuite pro vedení databáze dat a reportingu o fungování firmy. Od databáze klientů a faktur, přes produkty až po obchodní výsledky. Vše přehledně v jedné aplikaci.

Následně jsme provedli nastavení CRM Pipedrive, ve kterém zákazník spravuje kompletně jejich obchodní agendu. Ten jsme nastavili tak, aby vyhovoval požadavkům a procesům zákazníka. Při tom jsme zákazníkovi pomohli i vylepšit jejich procesy tak, aby lépe využívali potenciál online aplikací. Takže například osobní schůzky pro podpis smlouvy s jejich klienty jsme nahradili online podepisováním dokumentů pomocí aplikace Pipedrive a složitý reporting obchodních výsledků jsme nahradili automatizovanými reporty přímo v Pipedrive.

Ve třetím kroku jsme se pustili do optimalizace jejich stávajících automatizací, pro které využívají osvědčenou platformu Make. Tady jsme narazili na největší oříšek. Už během analýzy jsme zjistili, že ze 150 automatizací nebyla polovina aktivní nebo se překrývá s jinými automatizacemi, jejich kód není zdokumentovaný ani snadno přehledný. V horším případě se dokonce vyskytoval na více účtech, takže jejich správa byla náročná a nepřehledná.

Bylo tedy nutné nejdříve zdokumentovat procesy, ve kterých se automatizace používají, abychom měli dobrý přehled o tom, k čemu vlastně slouží a jak je nastavit tak, aby byly efektivní. Díky tomu jsme věděli, jak máme vyvinout nové automatizace tak, abychom neovlivnili chod firmy a mohli s jistotou vypnout všechny původní scénáře, které jsme nahradili novými, optimalizovanými pro růst firmy.

‍

18 kvalitních automatizací zvládne více než 150 špatných

Výsledkem těchto třech kroků bylo to, že jsme zvýšili rychlost a efektivitu uzavírání obchodních případů, sjednotili zákazníkovi data o fungování firmy na jedno místo a dali týmu zákazníka do rukou nástroje, na které se můžou spolehnout.

Počet automatizačních scénářů jsme zredukovali ze 150 na 18, přičemž jsme zajistili jejich dobrou dokumentaci pro budoucí správu. Zbytečný kód jsme odstranili, fungování automatizací jsme zjednodušili a tím jsme zvýšili jejich spolehlivost a snížili nejen náklady na jejich správu, ale i náklady na jejich provoz na platformě Make.

‍

"Původní dodavatel nasliboval hodně věcí, které nebyl schopný splnit. Střídalo se na našem projektu hodně lidí a bohužel juniorních. Vybírali jsme mezi více dodavateli, ale naše situace byla velmi špatná a nikomu se do toho moc nechtělo a trvalo by to dlouho. Naštěstí jsme narazili na Ninjabot a díky nim nám vše funguje, jak má. Rozhodně doporučuji - jsou to profíci. Oceňuji to, že v Ninjabotu jsou seniorní lidi se zkušenostmi."

Michal Mojžíš, Development and Innovation Manager @ Netpromotion

‍

Svezte se na vlně digitalizace a automatizace

Díky naší metodě digitalizace a automatizace jsme připraveni i na náročné zákazníky, kteří už mají s automatizací a digitalizací spoustu zkušeností. S Netpromotion nadále úspěšně spolupracujeme na vylepšování jejich procesů pomocí nových technologií a automatizací.

Chcete využívat digitalizaci a automatizaci naplno, stejně jako Netpromotion?

Rezervujte si konzultaci zdarma s našimi experty ještě dnes a zjistěte, jak můžete využít sílu digitálních nástrojů pro lepší efektivitu a růst vaší firmy.

‍