Zásady ochrany osobních údajů

Tyto zásady vysvětlují, jak zpracováváme osobní údaje, když navštívíte náš web, používáte naši službu nebo s námi komunikujete. Zpracování se řídí nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

1. Kdo jsme a jak nás kontaktovat

Správcem osobních údajů je:

Ninjabot s.r.o.

IČO: 06069185

Sídlo: Kubánské nám. 1391/11, 100 00 Praha 10 – Vršovice

Zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 275581

E-mail: privacy@ninjabot.cz

Web: ninjabot.cz Aplikace: ninjabot.app

Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali; posouzení podmínek podle čl. 37 odst. 1 GDPR máme zdokumentováno a pravidelně je přehodnocujeme. Dotazy k ochraně údajů směřujte na uvedený e-mail.

Kdy jsme správcem a kdy zpracovatelem. Správcem jsme u údajů, které získáme prostřednictvím našeho webu, obchodního procesu a při plnění smluv se zákazníky. U údajů, které do naší platformy vkládají naši zákazníci – tedy u jejich kontaktů, poptávek a konverzací – jsme zpracovatelem jednajícím jménem zákazníka na základě zpracovatelské smlouvy. Jste-li kontaktem některého z našich zákazníků a chcete uplatnit svá práva, obraťte se prosím na něj; pomůžeme mu vaši žádost vyřídit.

2. Jaké údaje zpracováváme a proč

2.1 Návštěvníci webu a zájemci o službu

2.2 Registrace a uživatelský účet (samoobslužné objednání)

Platební karta. Údaje o platební kartě zpracovává výhradně poskytovatel platební brány. My je neukládáme ani k nim nemáme přístup; evidujeme pouze poslední čtyřčíslí a typ karty pro identifikaci platby.

2.3 Zákazníci a jejich kontaktní osoby

2.4 Oprávněný zájem

Opíráme-li zpracování o oprávněný zájem, provedli jsme test proporcionality a posoudili, zda nad naším zájmem nepřevažují vaše práva a svobody. Shrnutí tohoto posouzení vám na požádání zašleme. Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete kdykoli vznést námitku – u přímého marketingu vždy a bez uvedení důvodu; v ostatních případech zpracování ukončíme, neprokážeme-li závažné oprávněné důvody pro pokračování.

2.5 Zda musíte údaje poskytnout

Poskytnutí údajů není zákonnou povinností. Bez kontaktních a fakturačních údajů však nemůžeme vyřídit vaši poptávku ani uzavřít a plnit smlouvu. Poskytnutí údajů pro marketingová sdělení je zcela dobrovolné a jejich neposkytnutí nemá žádné důsledky.

2.6 Připojení poštovní schránky Gmail

Používáte-li naši aplikaci a rozhodnete se k ní dobrovolně připojit svou pracovní schránku Gmail, propojíme ji přes zabezpečené přihlášení Google (OAuth 2.0). Připojení je vždy jednotlivé a osobní: připojuje je konkrétní uživatel ke své vlastní schránce, nikoli správce za celou organizaci, a kdykoli je lze zrušit.

K čemu přístup získáváme. Žádáme o jediné oprávnění pro poštu, gmail.readonly – přístup pouze pro čtení. Nikdy nemůžeme za vás odeslat, změnit ani smazat žádnou zprávu, ani měnit nastavení schránky.

Co s daty děláme a co z nich ukládáme. U každé zprávy ve schránce čteme nejprve jen hlavičky (odesílatel, příjemci, kopie, předmět, datum a identifikátor zprávy). Porovnáme účastníky komunikace s e-mailovými adresami kontaktů, které máte ve svém CRM.

• Neodpovídá-li zpráva žádnému vašemu kontaktu, její obsah vůbec nestahujeme a neukládáme nic – ani text, ani předmět, ani adresy.
• Odpovídá-li některému kontaktu, uložíme k tomuto kontaktu záznam v CRM: předmět, datum, směr komunikace a zkrácený text zprávy (bez citovaných starších částí, nejvýše 2 000 znaků). Přílohy nestahujeme a neukládáme.

Proč to děláme. Aby historie e-mailové komunikace s kontaktem byla vidět na jednom místě v CRM a aby ji mohl zohlednit AI souhrn obchodního případu. Právním základem je plnění smlouvy s vámi; ve vztahu k obsahu schránky jste správcem vy a my zpracovatelem podle zpracovatelské smlouvy.

Kde jsou data uložena. Importované záznamy jsou uloženy společně s ostatními daty vaší aplikace u zpracovatelů uvedených v oddílu 4 a na ninjabot.cz/zpracovatele, tedy v Evropské unii. Přístupový token ke schránce je uložen šifrovaně (AES-256-GCM) a nikdy se nezobrazuje v aplikaci.

Co s daty neděláme. Data získaná z vaší schránky nepoužíváme k reklamě ani k cílení, neprodáváme je a nepředáváme je třetím stranám k jejich vlastním účelům a nepoužíváme je k trénování ani doladění modelů umělé inteligence – vlastních ani cizích. Lidé je nečtou; výjimkou jsou jen případy, kdy je to nezbytné pro řešení vámi nahlášeného problému s vaším souhlasem, pro zajištění bezpečnosti nebo pokud to vyžaduje právní předpis.

Omezené použití (Limited Use). Použití a předávání informací získaných z rozhraní Google API naší aplikací se řídí zásadami Google API Services User Data Policy, včetně požadavků na omezené použití (Limited Use).

Ninjabot's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Jak připojení zrušit. Schránku odpojíte kdykoli v aplikaci v sekci Integrace tlačítkem Odpojit. Tím zrušíme oprávnění na straně Google a smažeme uložený přístupový token. Přístup můžete odvolat i sami v nastavení účtu Google. Již importované záznamy zůstávají ve vašem CRM jako jeho běžná součást – chcete-li je smazat, smažete je v aplikaci nebo nás požádáte na privacy@ninjabot.cz.

3. Komunikace s pomocí umělé inteligence

Na poptávky směřované na Ninjabot může odpovídat náš vlastní AI obchodní asistent. Vždy vás na začátku konverzace upozorníme, že komunikujete se systémem umělé inteligence – plníme tím povinnost podle čl. 50 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2024/1689 (akt o umělé inteligenci).

Konverzace se ukládají do našeho CRM, prochází je náš tým a podléhají stejné ochraně jako jakákoli jiná komunikace. Kdykoli v průběhu konverzace můžete požádat o převzetí člověkem a my vám vyhovíme.

Automatizované rozhodování. AI asistent zaznamenává a vyhodnocuje obsah konverzace, aby poptávku zařadil podle obchodní relevance a navrhl další krok. Toto vyhodnocení nepředstavuje automatizované rozhodování s právním nebo obdobně významným účinkem ve smyslu čl. 22 GDPR: o dalším postupu, o nabídce i o jejích podmínkách rozhoduje vždy člověk z našeho týmu. Nepoužíváme profilování k tomu, abychom vám odepřeli službu nebo změnili cenu.

Označování výstupů. Na začátku každé konverzace vás výslovně informujeme, že komunikujete se systémem umělé inteligence (čl. 50 odst. 1 aktu o umělé inteligenci). Zprávy vytvořené naším AI asistentem označujeme jako uměle vytvořené rovněž ve strojově čitelné podobě, a to v rozsahu a od okamžiku, v jakém to čl. 50 odst. 2 aktu o umělé inteligenci vyžaduje a v jakém to technická povaha použitého komunikačního kanálu a dostupné technické normy umožňují. U kanálů, kde strojově čitelné označení technicky proveditelné není, plníme informační povinnost sdělením na začátku konverzace.

Vaše údaje netrénují AI modely. Obsah vaší komunikace nepoužíváme k trénování vlastních ani cizích obecných modelů umělé inteligence a stejný závazek smluvně vyžadujeme po svých dodavatelích.

4. Komu údaje předáváme

Osobní údaje nikomu neprodáváme. Předáváme je pouze těmto kategoriím příjemců:

Měření návštěvnosti nástrojem Umami provozujeme na vlastní infrastruktuře v Evropské unii; nejde tedy o předání dalšímu příjemci. Podrobnosti k analytickým a marketingovým nástrojům najdete v zásadách cookies.

Aktuální jmenný seznam našich zpracovatelů je zveřejněn na ninjabot.cz/zpracovatele a na vyžádání jej zašleme na privacy@ninjabot.cz. O změně v seznamu informujeme zákazníky nejméně 30 dnů předem.

Používáte-li vlastní účty u služeb třetích stran (například u poskytovatele SMS brány, e-mailové infrastruktury nebo jazykových modelů), jsou tito poskytovatelé zpracovateli vašimi, nikoli našimi, a v našem seznamu se neuvádějí. Smlouvy o zpracování osobních údajů s nimi uzavíráte vy.

5. Kde jsou údaje uloženy a předávání mimo EU

Naše aplikace i databáze jsou provozovány v Evropské unii.

U části příjemců dochází ke zpracování mimo EU/EHP. Naši aplikaci, databázi i zálohy provozujeme v Evropské unii a u většiny poskytovatelů máme nastavené evropské regiony nebo evropské koncové body. K dílčímu zpracování mimo EU/EHP přesto dochází – u technické podpory, monitoringu a moderace obsahu, u provozních protokolů hostingu frontendu a u poskytovatele jazykového modelu Anthropic, který evropský region nenabízí.

V takovém případě se předávání opírá o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany podle čl. 45 GDPR (EU-US Data Privacy Framework) u příjemců, kteří jsou v příslušném seznamu vedeni jako aktivní, a podpůrně o standardní smluvní doložky přijaté Evropskou komisí podle čl. 46 GDPR doplněné o posouzení dopadu předávání. U příjemců, kteří v seznamu vedeni nejsou, se předávání opírá výhradně o standardní smluvní doložky. Kopii použitých záruk vám na vyžádání poskytneme.

Vaše konverzace netrénují jazykové modely. U všech poskytovatelů jazykových modelů máme nastavený režim, v němž se obsah nepoužívá k trénování ani doladění modelů a v němž jej poskytovatel neuchovává nad rámec nezbytný k vyřízení požadavku.

6. Jak dlouho údaje uchováváme

Po uplynutí uvedené doby údaje mažeme nebo nevratně anonymizujeme.

Změna poskytovatele. Jste-li naším zákazníkem a rozhodnete se přejít k jinému poskytovateli, řídí se lhůty pro přechod, získání dat a jejich následný výmaz články 24.8 až 24.14 našich všeobecných obchodních podmínek, které vycházejí z nařízení (EU) 2023/2854 (akt o datech).

7. Zabezpečení

Přenos i uložení dat šifrujeme, přístupy řídíme podle rolí se zásadou nejmenších oprávnění, vedeme protokoly o přístupu a změnách, oddělujeme produkční a testovací prostředí, zálohujeme s ověřováním obnovitelnosti a naše pracovníky vážeme mlčenlivostí a školíme. Udržujeme postup pro řešení bezpečnostních incidentů.

8. Vaše práva

Ve vztahu ke svým osobním údajům máte právo:

• na přístup – získat potvrzení, zda vaše údaje zpracováváme, a jejich kopii
• na opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů
• na výmaz ve stanovených případech
• na omezení zpracování
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu; u přímého marketingu vždy a bez odůvodnění
• na přenositelnost údajů zpracovávaných automatizovaně na základě souhlasu nebo smlouvy
• odvolat souhlas kdykoli – odvoláním není dotčena zákonnost zpracování před odvoláním
• nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování s právním nebo obdobně významným účinkem (viz článek 3)

Žádost pošlete na privacy@ninjabot.cz. Vyřídíme ji bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od doručení. Je-li žádost složitá nebo obdržíme-li žádostí více, můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce; o prodloužení a jeho důvodech vás do jednoho měsíce informujeme. Pro ověření totožnosti si můžeme vyžádat doplňující informace.

Stížnost u dozorového úřadu. Domníváte-li se, že zpracováním porušujeme právní předpisy, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz. Tím není dotčeno vaše právo obrátit se na soud.

9. Změny těchto zásad

Zásady aktualizujeme s vývojem produktu a právní úpravy. Datum poslední aktualizace a číslo verze jsou uvedeny v záhlaví. O podstatných změnách informujeme na této stránce a registrované uživatele e-mailem nejméně 30 dnů předem. Předchozí znění vám na vyžádání poskytneme.