Jak rychle reagovat na poptávky z reklamy (a proč rozhodují první minuty)

Pátek, 18:40. Majitel rodinného domu vyplní formulář z vaší reklamy na Facebooku. Chce podlahové topení do novostavby.

Váš tým je doma. Zaslouženě.

V pondělí ráno čeká ve schránce víkendová hromádka poptávek. Na pátečního zájemce dojde řada v úterý odpoledne.

Mezitím možná poslal stejný formulář dalším dvěma firmám. A jedna z nich se ozvala v sobotu dopoledne.

Proč na rychlosti záleží víc než na kvalitě odpovědi

Ve chvíli, kdy člověk odesílá poptávku, má problém v hlavě. Má na něj čas a chuť ho řešit.

Za pár dní je všechno jinak. Zapomene, co poptával. Vybere si u někoho, kdo se ozval dřív. Nebo už prostě nezvedne neznámé číslo.

Perfektní nabídka v úterý proto často prohraje s obyčejnou odpovědí v pátek večer.

Na obchodních schůzkách to slýchám pořád: „Získáváme obrovské množství poptávek každý den a nestíháme se jim včas ozývat. Některé vyřídíme až po několika dnech, nebo vůbec.“

Kde poptávky čekají nejdéle

• Mimo pracovní dobu a o víkendu. Lidé poptávají večer a o víkendu, kdy mají na rozhodování čas. Váš tým v tu dobu nepracuje.
• V sezóně. Když přijde vlna poptávek, tým stíhá jen část a zbytek se hromadí.
• Po webináři nebo akci. Stovky kontaktů najednou, které se zpracovávají týdny.
• Když je obchodník v terénu. Celý den na schůzkách znamená, že na nové poptávky se dostane až večer. Nebo zítra.

Proč nestačí pravidlo „volat do hodiny“

Interní pravidlo funguje, dokud je poptávek pár za den. U objemu z placené reklamy narazí na kapacitu.

Obchodník zavolá, nedovolá se, poznamená si to. Druhý den to zkusí znovu. Mezitím přijdou další poptávky. A mnohé z nich nemají obchodní potenciál, takže se tým musí prokousat i balastem.

Lidé za to nemůžou. Prostě je poptávek víc než lidí a chodí i v době, kdy nikdo nepracuje.

Jak to řeší AI obchodník

AI obchodník kontaktuje zájemce do 3 minut od odeslání poptávky. 24 hodin denně, včetně víkendů a svátků. Přes SMS, e-mail nebo WhatsApp.

Doptá se, co zájemce potřebuje, a podle vašich kritérií vyhodnotí, jestli má poptávka potenciál. Relevantním zájemcům domluví termín, telefonát nebo jiný další krok, jak to máte nastavené.

Všechno se zapíše do CRM: do Pipedrive, RayNetu nebo do CRM přímo v aplikaci. Obchodník v pondělí ráno otevře CRM a čeká tam na něj zájemce se shrnutím konverzace.

Funguje to stejně u placené reklamy, u stovek kontaktů po webináři i u opakovaných objednávek od stávajících zákazníků.

Příklad: Maxeco a 3 603 poptávek z reklamy

Maxeco dodává podlahové topení do domácností. Mají do 10 lidí a síť servisních partnerů. Poptávky jim chodí z reklamy na Metě.

AI obchodník odbavil 3 603 poptávek. Z toho 1 331 skončilo domluvených, tedy zhruba každá třetí.

Partnerům Maxeco už neposílá surové kontakty, ale připravené zájemce.

Celý průběh najdete v případové studii Maxeco.

Pro představu: u zpracování poptávek vidíme v praxi 35–55 kvalifikovaných zájemců na 100 poptávek. Je to rozpětí z praxe, ne slib. Záleží na oboru, kvalitě reklamy a na tom, jak přísná kritéria nastavíte.

Malý test pro vaši firmu

Než budete cokoli řešit, zkuste si odpovědět na tři otázky:

1. Za jak dlouho se ozvete na poptávku odeslanou v pátek v 18:00?
2. Kolik poptávek vám minulý měsíc přišlo mimo pracovní dobu?
3. Kolik z nich dostalo odpověď do hodiny?

Nejrychlejší je vyplnit tento pátek večer formulář na vlastním webu a změřit, za jak dlouho se vám někdo ozve.

Pokud odpověď neznáte, není to selhání týmu. Jen to zatím nikdo neměří.

Pokud to chcete probrat na vašich číslech, domluvme si 15 minut.

👉 Sjednejte si nezávaznou konzultaci zde

Tomáš Knot, zakladatel Ninjabotu